企業では、海外駐在員が現地で業務・生活する中で必要な経費として給与や手当とは別に、海外駐在規程の範囲内で補助金を支給しています。

主に、業務・休暇に関わる費用( 出張旅費/ 一時帰国旅費/ 諸雑費等）、生活に関わる費用( 教育費、医療費、住宅関連費用等）に大きく分かれます。

精算にあたり特出して注意すべき点として、必要書類の有無、正確なレート換算、適切な海外駐在規程の制定の3 点が挙げられます。

まずは提出期限までに正しい書類を提出することが前提となります。

例えば、多くの企業様では航空券代の精算の場合、座席クラスによって精算対象か対象外か分かれることが多いため、E チケットなどの座席クラスのわかる証憑の提出が必要になります。

次に金額の算出の際は、計算の誤りには注意が必要です。
駐在中の経費は外貨で申請されることが多いため、それぞれの通貨に適応したレートにて精算を行い、日本国内経費とは違い海外口座への振込が発生するので、送金可能な通貨及び銀行であるか事前の確認が必要になります。

また、企業様はかなりの経費が掛かる事になりますので、細かな海外駐在規程の制定が必要になります。

例えば、子女教育費は多くの企業様で、年間の補助上限金額が設けられており、日本人学校やインターナショナルスクールなどの現地で通学している学校の種類で異なる上限額を設定していたり、中には日本で通学していた場合の学費相当を先に自己負担させるといった海外駐在規程を設けています。

他にも、一時帰国に関しては、年間で回数を設けていたり、医療費は日本の健康保険で適用される治療のみ補助とされているのが一般的です。

また、昨今のコロナ禍により、イレギュラーな経費が発生する場合があります。

どのような経費の発生が見込まれるか把握し、海外駐在員からの各種問合せにスピーディーに対応する必要があります。

国が異なり、証憑書類も多言語、レートもばらばら、申請内容の海外駐在規程とのすり合わせ、申請者からの質問対応と手間と時間がかかるため、海外駐在をサポートする業者に委託してしいる会社もあります。