エーザイ株式会社様　導入事例

バラバラからワンストップへ！
委託先集約で管理工数削減＆従業員満足度UP

エーザイ株式会社は、世界のヘルスケアニーズを満たすため、グローバル展開を加速させる中で、社員の海外赴任を重要な戦略と位置づけています。しかし、その過程で手続きの煩雑さや担当者の業務負担の増加といった課題に直面していました。そこで同社は検討を重ねた結果、リロケーション・インターナショナル（以下「リロ」）の海外赴任サポートサービスを導入しました。その結果、担当者と赴任者双方の負担軽減につながっています。今回は、どのように赴任者と担当者、双方の課題を解決したのか、労務政策部の生木様、嵩岡様にお話を伺いました。

バラバラな委託先だと赴任者/担当者それぞれに大きな負荷が

サービス導入前に抱えていた課題とは

弊社はグローバル展開の推進により、2017 年以降、海外への赴任者を増員し続けています。事業の規模を拡大していく中で徐々に表面化していったのが、手続きの複雑化による労務担当者と赴任者双方の負担増という課題でした。赴任先が米国、ヨーロッパ、アジア、アフリカ地域など、多岐にわたるようになる中で、ビザの手配や航空券の予約、現地の住宅探しなど、各手続きをアウトソーシングする会社とのコミュニケーションが複雑に なってしまっていたのです。こうした背景から、赴任者にとって複数の会社と連絡を取り合うことは大きな負担となっており、現状の体制では社員が海外での業務に集中できないのではないかと感じていました。また、労務担当者にとっても、海外赴任に関する手続きで通常業務が圧迫されていることが課題でした。同時に、使命感をもって業務に取り組む赴任者を円滑にサポートするためには、手続きの進捗を随時確認できる体制づくりが欠かせないことを強く痛感していました。

決め手はサポートの手厚さと魅力ある管理システム

決め手は2つあります。一つは、リロのサポート体制の手厚さです。問い合わせ窓口担当者の対応が非常に丁寧で、信頼がおけると感じたことに加え、ワンストップサポートにより、人事は依頼するだけで各種必要手続きが進捗していくことが良い点です。もう一つは、「海外赴任navi」が情報の一元管理システムとして非常に魅力的だったからです。以前から業務効率化のために情報の一元化をしたいと考えており、同様の機能を持つシステムを比較 検討した結果、「海外赴任navi」が自分たちのやりたいことを最も実現しやすいと判断しました。

リロの海外赴任サポートで実現できることとは

海外赴任サポート導入による変化

担当者目線では海外赴任サポートを導入したことで、業務時間や手続き工数の大幅な削減ができました。以前であれば赴任者が発生した際に各委託先に依頼をかけていましたが、今はシステム依頼一つですべての手配が進んでいきます。「海外赴任navi」ではビザの申請状況や引越の準備状況など、赴任者のステータスが可視化され、リアルタイムで状況確認できるようになったのも大きな変化です。さらに、赴任者本人と窓口担当者とのやり取りもシステム上でチェックでき、社員が困っていることやそれに対するリロの対応内容・品質を把握できることにも魅力を感じています。

導入後の変化に対する社員の反応

赴任者からは窓口が1つになり、手続きが大幅に簡略化されたことへ感謝の声が多数寄せられただけでなく、各種費用の立て替えが不要になったことによる負担軽減に対する声もあり、想定外の効果もありました。また、以前は赴任者任せになっていた住居や生活に関する情報提供が、システムを通じてスムーズに行われるようになったことで、安心して海外生活をスタートできるようになったという声も届いています。食文化や生活水準が日本とは大きく異なる地域に赴任する社員に向けて、物資支援サービスを導入したことも大変好評です。

グローバル戦略の深化に向けて、さらなるサービスの拡大に期待

今後期待する/求めるサポート

赴任者向けに現地の住宅や医療、教育などに関して、より粒度の高い情報の提供を期待したいです。Web検索だけでは掴み切れない赴任中の生活に直結するローカルな情報を、セミナーなどの場を通じて引き続き、発信いただけると大変助かります。また、今後はアウトバウンドとインバウンドの両面から社員のグローバルな活躍をさらに後押ししたいと考えています。そのため、海外から日本へ赴任してくる社員にいち早く馴染んでもらうための多文化交流サポートにもお力添えをいただけると大変ありがたいです。