パイオニア株式会社様　導入事例

「手続きが大変すぎる…」「本来業務が後回しに…」
自社対応の課題をスッキリ解決！

カーエレクトロニクス分野を中心に、斬新で独創的な発想と最先端のテクノロジーを融合させた製品やサービスを開発し、新たな価値の創出を通じて人々に感動を届けているパイオニア株式会社は、北米、南米、欧州、中東、アジア、オセアニアと、世界各地でグローバルに事業を展開しています。ワールドワイドで様々な変化への迅速な対応が求められる中で、海外赴任が不定期なうえ急に決まるケースも避けられず、短期間で複雑な手続きをすべて自社対応するのは大きな負担でした。特に国ごとに異なるビザの申請手続きは煩雑で、膨大な時間と労力を費やすことに…。そのような中、従業員の成長支援やエンゲージメント向上、中長期的な人事施策など、戦略的な人事業務を中断し、他のメンバーがフォローに回らざるを得ない状況も少なくありませんでした。
そこで同社が導入したのが、リロの海外赴任サポート。アウトソーシングによって業務負担が大幅に軽減され、本業に集中する環境が整っただけでなく、手続きの属人化を防ぎながら、スムーズな海外赴任を実現することができました。今回は人事企画部の高宮様に導入前に直面していた課題や導入効果ついて、お話を伺いました。

自社対応には限界が...負担の大きすぎる海外赴任手配

導入前はどのようなことを課題に感じていましたか？

前任者の退職を機に、入社して2年目の冬から海外赴任の業務を引き継ぐことになりました。社内マニュアルはあったものの、どの手配も煩雑なうえ工数も多く、海外赴任の手続き中は本来の人事業務に取り組めないほどの忙しさでした。特に、ビザ申請は国ごとにルールが異なり、必要書類の確認や準備に多くの時間を取られていました。国によってはビザの書類だけで4種類、家族が帯同する場合、人数分、書類も必要になる、それが複数国、同時並行で進み、さらに国の数違うパターンの書類が必要になる、、、と大変苦労しました。また、海外の社会情勢も影響するため、各国の最新情報の把握も必要です。社内マニュアルだけではカバーしきれないことが多く、何をするにも1つ1つ確認しながら進めるしかなかったため、とにかく時間がかかっていました。何より、赴任者の送り出しは短期間の対応を求められるため、焦りを抱えながら業務をしており、気持ちの面の負担も大きかったです。

サービス導入の決め手はなんでしょうか？

幅広いサービスと豊富な手配実績が決め手でした。ビザ、航空券、健診、引越などの赴任サポートがフルラインナップで揃っていることは勿論のこと、手配だけでなく、海外赴任naviでタイムリーに手配進捗が確認できる点や、これまで曖昧だった手配ルールをマニュアル作成で明確にし、赴任手配の制度構築までサポートいただける点が非常に魅力的です。その上で年間7,000世帯のサポート実績を持ち、様々な事例やノウハウがあることへの安心感も後押ししました。

安心でスムーズな専門サポートで、時間も手間も精神的な負担も大幅に軽減

導入後、業務でどのような変化がありましたか？

赴任業務にかかる手間と時間が圧倒的に削減されました。単純な手配業務をアウトソーシングできただけでなく、手配に付随して発生する、業務としては見えづらい確認・判断作業までお任せできています。ビザ手配で精一杯になり、管理しきれていなかった健診や予防接種、航空券など他の手配状況も、今は海外赴任navi上で進捗が一覧化され、問題なく管理できています。また地味に有難いのは費用の立替、請求書の取り纏めです。この部分も人事担当としては時間がかかる対応だったため、助かっています。海外赴任に関する手続きのほとんどをお任せできたことで、本来の人事の業務も含めて滞りなく対応できるようになり部署全体の負担が軽減しました。安心してサポートを受けられるので、気持ちの面でもスッキリした状態になりました。

海外赴任だけでなく、外国籍社員の受け入れサポートの充実も期待

社員のみなさんの様子や反応はいかがですか？

経験豊富なプロフェッショナルが赴任者窓口を対応してくれるので、手続きがスムーズに進むようになりました。赴任者からは「問い合わせをしたときの対応が早く、チャットやメールなどのコミュニケーションがスムーズ」と聞いています。オペレーターの皆さんのレスポンスの速さや、意思疎通におけるストレスのなさは私たちも強く感じているところです。さらに、赴任者本人目線でも海外赴任naviが導入されたことで、「スマホを使ってリアルタイムでステータスを確認できてよかった」という声も多く届いています。海外赴任naviのおかげで、手続きがどの段階まで進んでいるのか、人事も赴任者も簡単に確認できるので、業務の透明性も向上しました。

海外赴任だけでなく、外国籍社員の受け入れサポートの充実も期待

今後の弊社サービスに対する期待をお聞かせください。

特に、外国籍社員の受け入れサポートには大きな期待を寄せています。昨今、当社では海外からの人材の受け入れも継続的に実施・拡大してきており、今後もその方針を継続していきます。各国の文化に配慮した住居手配など、リロの豊富な知識と経験によるサポートは、私たちにとって心強い存在です。また、海外赴任や受け入れ対応だけでなく、海外住宅手配や、グループ会社リロケーション・ジャパンによる国内従業員向けの社宅サポートなど、幅広くご支援いただいています。今後も管理部門の課題を、共に解決していくパートナーとしてサポートをお願いしたいと考えています。