住友生命保険相互会社様　導入事例

急拡大する海外事業とアナログ管理の限界。
年間900時間の業務時間を削減し未来を描く時間を創出

「相互扶助」の理念のもと、生命保険などを通じてお客様のウェルビーイングを支援する住友生命保険相互会社。近年は海外事業を成長事業のひとつとし、海外駐在国6か国・赴任者数50名と拡大を続けています。従来の管理体制からの脱却と業務効率化が課題としてあがる中、リロケーション・インターナショナル（以下リロ）の海外赴任サポートを導入した結果、年間約900時間の業務時間を削減できました。今回は、国際業務部の奥村様と髙橋様に、導入前の課題から導入後の効果について、詳しくお伺いしました。

従来の管理体制と増え続ける業務負担が課題に

導入前はどのような課題がありましたか？

海外赴任業務には、長年受け継がれてきた自社独自のExcelの帳票を使用していました。しかし、海外事業の拡大に伴い赴任者が増加し、既存の仕組みでは限界を感じるようになりました。
社会環境の変化に伴い、帯同家族に関する個別対応やお子様の教育に関する問い合わせが増加。派遣国も右肩上がりで増える中、各国固有の規制対応も急務でした。一人ひとりの問い合わせに都度メールで対応していましたが、参考にしていた資料が古くて調べ直したり、新たな資料が必要になったりすることも日常茶飯事。目の前の仕事に追われる毎日でした。
「今のままでは、拡大する海外事業を支えきれない」。そんな強い危機感から、2023 年に業務の効率化・標準化を目指すタスクフォースが設置されることになりました。

導入の決め手を教えてください。

最大の決め手は「米国ビザワンストップサービス」との高い親和性でした。委託業務の進捗をリアルタイムで一元管理でき、当社の実務フローにも即した運用が可能な点を評価しました。以前は費用対効果が見えず導入を断念しましたが、今回は専門性の高いビザ手続きをリロさんに委託し、その進捗が「海外赴任navi」に自動連携される点が画期的でした。さらに、2024年に子会社が増加したことに伴い、 IAIG（国際的に活動する保険グループ）指定を受け、海外事業への関心とコスト理解が深まった最良のタイミングでの導入となりました。

年間900時間を削減。「内向き」だった仕事が「未来」へシフト

導入後に感じられた変化についてお聞かせください。

導入効果として最も大きかったのは、アメリカのビザ申請に関する「安心感」です。これまでは一人ひとりの進捗状況を逐一Excelで確認する必要があり、不安を感じることもありました。しかし、今はシステム上でビザ取得までのスケジュールが可視化され、心配だった進捗管理が格段に改善されました。特にリロさんが海外勤務者からの専門的な問い合わせに回答してくださり、その内容がリアルタイムに確認できることで、課題だった個別対応に関する負担も大幅に軽減。赴任者自身が「海外赴任navi」にアクセスし、いつでも必要書類をダウンロードできるため、送り忘れや古い書式の誤使用もなくなりました。

時間・コスト削減の実感はいかがですか？

「海外赴任navi」と、駐在員管理システム「asca」の活用により、部署として年間約900時間の業務時間を削減できました。創出された時間は、海外勤務制度の進化、業務フロー構築などの「企画的な業務」に充てることができています。私たちはプロジェクトSHARE（※）と呼んでいますが、海外勤務者だけでなく、日本国内の関係者、双方の「Well-being」を目指した海外勤務制度のアップデート企画を立ち上げ、海外事業への貢献を目指しています。以前は日々の事務処理に忙殺され、後ろ向きな気持ちになることもありましたが、今は未来を見据えた前向きな仕事ができています。
※規定アップデートの軸であるSafety,Healthy,Autonomous,Reasonable,Efficientの頭文字

海外事業の成長を支える、専門性とスピードのあるパートナー

今後の展望とリロへの期待をお聞かせください。

住友生命グループでは、「住友生命グループVision2030」において、海外事業を成長戦略の主要領域に位置づけています。企業の吸収・合併を積極的に進めるほか、すでに出資している企業との協力によって生まれる相乗効果（シナジー）を最大限に活かしながら、持続的に成長する生命保険グループを目指します。
事業環境や社会情勢が刻一刻と変化する中、私たちの規模やステージを理解し、その時々に必要なコンサルティングを提供してくれるリロさんの存在は非常に心強いです。赴任者が現地でのミッションに専念できる環境を作るため、引き続き専門性とスピードを兼ね備えたパートナーとして、我々の挑戦に伴走していただくことを期待しています。