株式会社竹中工務店様　導入事例

担当者頼みの運用から、安定した組織体制へ
1.5人分の工数削減でコア業務への注力を実現

竹中工務店は、国内外で事業を展開している建築専業のゼネラルコントラクターです。約200名の駐在員が世界各地で活躍し、グローバル展開が加速する中、海外人事担当者は業務の属人化や働き方の多様化といった課題に直面していました。
そこで同社が導入したのが、リロケーション・インターナショナル（以下リロ）の海外赴任サポートです。アウトソーシングによって属人化からの脱却と大幅な工数削減を実現し、コア業務へ注力できる体制を整えました。
今回は、海外事業本部管理部総務・人事グループの島田様に、リロの海外赴任サポート導入の背景と効果についてお話を伺いました。

属人化からの脱却と、未経験からの体制構築

導入前はどのような状況でしたか？

2022年9月に着任した当時、私は人事の仕事が初めてでした。しかも前任者2名が同時期に異動するタイミングであったため、全くの未経験から海外赴任業務を担当することになったのです。ビザ等の専門知識も十分ではない状態だったので、安定して運用できる仕組み作りが急務でした。

着任当初は、海外事業本部特有の働き方に慣れるまで苦労しました。現地のカレンダーや時差、ヨーロッパのサマータイムなどを意識して対応する必要があり、生活リズムを整えるのにも一苦労しました。スマートフォンで会社のメールが確認できる便利さの反面、仕事とプライベートの切り替えが難しく、心身ともに負担の大きい時期でした。

さらに、10年以上見直されていない規程解釈が難しく、駐在員や家族ごとの複雑な事情への問い合わせ対応に忙殺されていました。規程を理由に要望を断らなければならない場面ではストレスも感じており、本来注力すべきコア業務に時間を割けない状況が続いていました。

サービス導入の背景を教えてください

プロフェッショナルの知見をお借りすることで、属人化のリスクを解消したいと考えたのが導入の背景です。

私が着任する以前から、「担当者がいなくなると業務が回らなくなる」という属人化の課題は認識されていました。産休や定期異動などで担当者が変わったとしても、安定して運用できる仕組みが必要だという問題意識から、外部委託の検討が始まったと聞いています。

私自身も知識やノウハウが少ない中で業務を進めることとなり、プロの視点からアドバイスが欲しいと思っていました。実際に、リロさんのサポートがなければ到底回せなかったと思っています。

業務効率化と規程の質向上を同時に実現

導入後、どのような効果を感じられていますか？

一番大きな変化は、駐在員やご家族からの問い合わせ対応をリロさんに担っていただけるようになったことです。以前は引っ越しやビザ申請に関することなど、膨大な問い合わせが私に直接来ていましたが、今はリロさんが一次窓口となって対応してくださり、判断に困る案件だけが私のところに届くフローに変わりました。

規程に基づいて回答する場面でも、第三者であるリロさんの担当者が「御社の規程ではこうなっています」と説明してくださることで、駐在員本人も納得しやすくなったと感じています。私個人としては、物理的な時間の削減だけでなく、精神的な負担も大幅に軽減されました。

社内では、「1.5人分ぐらいの業務量を減らせたのではないか」と評価されるほどの効果を実感しています。

業務効率化以外のメリットはありましたか？

実は当社の海外勤務規程は、10年以上大幅な見直しがされていなかったのですが、昨年ようやく改定に至りました。リロさんのプロの視点でアドバイスをしていただき、初めて赴任する方にも分かりやすい表現に見直すことができました。解釈の曖昧さも解消され、規程の質が向上したと感じます。人間関係に左右されず、誰に対しても規程通りの均質な対応ができるようになったのは大きな成果です。

また、リロさんは多くの企業をサポートされているので、他社の動向や、働き方の多様化への対応事例を参考情報としていただけることも助かっています。海外人事は当社内でノウハウを持つ人が少なく、横のつながりも限られる中で、客観的なアドバイスをいただけるのは非常に心強いですね。

グローバル人材育成に注力できる体制を目指して

弊社サービスに対する期待をお聞かせください。

インドなど赴任者が増えている地域では、現地でのサポート体制がさらに充実すると心強いですね。私の業務の目的は、海外赴任者やそのご家族が問題なく渡航し、不安なく海外生活を始められること。そのためにも、より細やかなサポートを提供し、当社での海外勤務が価値ある経験になるよう尽力したいです。「引っ越しが無事に終わりました」という報告を聞くと、私としても安心できます。

また将来的に、当社の海外勤務規程をシステムに読み込み、よくある質問にはチャットボットが自動で回答してくれるようになれば理想的です。そうすれば、より大幅に工数を削減でき、グローバル人材の育成や制度設計といった業務にも注力できるようになります。
（※現在、チャットボットを活用したサポートも検討を進めております。）